Hvordan skape gode regnskapsrutiner

Fordelene med gode regnskapsrutiner

Regnskapet må være à jour i forkant av alle frister (årsregnskap, MVA-melding m.m.) og ellers senest hvert tertial, altså hver fjerde måned. For at vi skal kunne føre et oppdatert regnskap og hjelpe deg å overholde frister må du sende oss bilag, kontoutskrifter, avtaler og annen dokumentasjon i god tid, senest den 15. i påfølgende måned.

Gode regnskapsrutiner fører med seg mange fordeler:

• Du får en bedre oversikt over økonomien til bedriften din, og kan se om du tjener eller taper penger.
• Du skaper tillit overfor kunder, leverandører, banker og andre.
• Du har et godt utgangspunkt for å beregne skatt, MVA og arbeidsgiveravgift. Da unngår du problemer med næringsoppgave, MVA-melding, og skattemelding.
• Du får en god oversikt over pengestrømmen din. Det gjør det lettere å sørge for et godt likviditetsbudsjett, slik at du kan betale regningene dine etter hvert som de kommer inn.

Egen bedriftskonto sparer masse tid

Du må sende bankutskrift som et bilag til oss hver måned. Det er lurt å sette opp en egen bankkonto til bedriften din. Da slipper du å hver måned gjøre rede for hvilke utgifter og inntekter som hører til bedriften fra din private kontoutskrift.

Med en egen bedriftskonto er det også lettere å sjekke om alle nødvendige bilag er lagt ved.

Krav til bilagsinformasjon

Hvis du sorterer fakturaer og bankutskrifter etter dato er det lettere å sjekke at alle bilagene samsvarer med bankutskriftene.

Pass på at bilag inneholder:

• kundens navn, adresse eller organisasjonsnummer*
• selgers navn og organisasjonsnummer (etterfulgt av MVA hvis bedriften er MVA-registrert)
• foretaksregisteret sammen med organisasjonsnummer hvis du eller leverandører du handler med er AS, ASA eller NUF registrert i Foretaksregisteret
• fakturanummer (maskinelt eller forhåndstrykt)
• dato fakturaen ble utstedt
• hvilke varer/tjenester det er snakk om og antallet
• kostnaden av varene eller tjenestene
• tidspunkt og sted hvor varen eller tjenesten ble levert
• MVA-sats og beløp, dersom du eller leverandøren du handler med er MVA-registrert
• Forfallsdato

* Det er du som kjøper som må be om å bli angitt på inngående faktura hvis den omhandler mer enn 1 000 kr, inkludert moms. Kunden må angis på salgsdokument når betaling over 40 000 kroner utføres med kontanter. Hvis varen skal selges videre eller brukes til å produsere varer og tjenester må kunden angis uansett. Du kan lese mer om krav til faktura her.

Det er ikke lov til å endre bilaget etter at det er laget. I disse tilfellene må du lage en kreditnota eller legge ved et nytt bilag. Eventuelt kan informasjon som forklarer postene på bilaget, slik som varene eller tjenestene som er levert, påføres direkte på bilaget eller legges til som en tekstboks på et elektronisk vedlegg.

Merk at du må signere og datere alle kjøp du gjør der bedriftsnavnet ikke er inkludert på bilaget.

Hvis et bilag du mottar mangler noe av informasjon over må du sørge for at du får en nytt bilag.

Levering av bilag

Du bør skanne eller ta bilde av bilag hver dag, eller sette disse inn på en perm. Før også tilleggsinformasjon og oppbevar det sammen med bilaget. Da unngår du problemer senere ved at du har mistet bilag, eller glemt viktig informasjon rundt kjøpet. Det er bedre å bruke litt tid hver dag på bilag enn masse tid rett før leveringsfristen den 15. i påfølgende måned.

Bilag kan sendes til oss elektronisk eller via post. Pass på at den inneholder all nødvendig informasjon, spesifisert over. Les mer om å sende elektroniske bilag her.

Følg opp rapportene dine

Rapportene vi sender deg kan hjelpe deg å få til god økonomistyring.

Sjekk at det er balanse mellom:

• anleggsmidler som genererer vekst eller inntekt over lang tid, slik som investeringer, utstyr, lokaler osv.
• omløpsmidler som genererer vekst eller inntekt over kort tid, slik som kundefordringer, varelager osv.
• kortsiktig gjeld, slik som leverandørkostnader, lønn eller arbeidsgiveravgift
• langsiktig gjeld, slik som lån i bank.
• egenkapital.

Hvis det er ubalanse i bedriften din kan du sørge for at du løser ut midler, korter ned på betalingsfristen på utgående faktura eller binder deg til mer langsiktig gjeld.

Du kan bestemme hvor ofte du vil motta rapporter fra oss. Hvis du har tilgang til vårt nettbaserte regnskapsprogram kan du hente ut rapporter der. Ellers mottar du rapporter på e-post.

Med moderne skylagring beholder vi regnskapsmaterialet ditt i ti år, som oppfyller den femårige oppbevaringsplikten.

Vi er her for å hjelpe deg å lykkes, enten du trenger føring av regnskap, levering av årsregnskap og mva-melding m.m., eller rådgivning. Du kan finne flere regnskapsressurser på bloggen vår.