Hvordan kan jeg sende bilag elektronisk?

Bilag er dokumentasjon på alle kostnader og inntekter bedriften din har. Disse må sendes til oss elektronisk eller via post for at vi skal kunne føre regnskapet ditt.

Bilag er dokumentasjon på alle kostnader og inntekter bedriften din har. Disse må sendes til oss elektronisk eller via post for at vi skal kunne føre regnskapet ditt.

Rutiner for innsending av bilag

Bilag skal alltid sorteres etter dato, fra den første til den siste i måneden. Disse må skannes i A4-format, fotograferes eller sendes som originalkopier klebet på A4-ark. NB! Pass på at du ikke stifter kvitteringsbilag, men bruker for eksempel teip.

Du må sendes bilag innen 15. den påfølgende måneden. De skal sendes sammen med et kontrollskjema som bekrefter at dokumentasjonen er i orden. Du vil få tilsendt kontrollskjemaet på e-post når du blir kunde hos oss.

Du kan sende oss bilag både i posten og elektronisk via e-post eller Dropbox. Vi ser at de fleste har gått over til å sende bilagene elektronisk, men det er noen krav som må oppfylles for å sende på denne måten.

Bilagene må være leselige

For å sende bilag elektronisk må de sendes i jpg, png, eller PDF-format. Du kan ta bilde eller skanne bilagene. Visste du at du kan ‘skanne’ med mobiltelefonen ved hjelp av apper som Tiny Scanner eller Evernote Scannable?

Pass på at bilagene er leselige og at hele bilaget følger med, enten du tar bilde eller skanner dem. Hvis vi mottar bilag som er uleselige eller ufullstendige fører det til lengre behandlingstid.

Der du trenger å sende forklaring på bilaget, for eksempel når det er uklart hva som er kjøpt eller hvordan kostnaden er relatert til firmaet, må dette skrives på bilaget for hånd eller legges til som en tekstboks på det elektroniske vedlegget. Ikke bruk filnavnet eller emne og tekstfeltet i e-posten til å formidle viktig informasjon om bilaget.

Vær obs på filnavn

Du må også passe på at filen du sender ikke er skadet på noen måte. Prøv å åpne filene for å sjekke.

Noen ganger skyldes filproblemer:

  • mellomrom i filnavn, du kan erstatte disse med understrek eller bindestrek
  • spesialtegn i filnavnet, for eksempel . & , % # ; ( ) ! @$ ^ ‘ { } [ ] ? < > – . Disse bør du unngå
  • filnavn over 30 tegn
  • bruk av æøå
  • at du har slettet filbetegnelsen (for eksempel .pdf eller .jpg). Denne kan da legges til igjen ved å redigere filnavnet

Pass på filstørrelsen

Er filen din veldig stor? Du kan sjekke på Mac ved å høyreklikke på filen og velge «Vis Info». Da vil filstørrelsen vise på siden av filnavnet. På Windows kan du høyreklikke og velge «Egenskaper». Du får da se filstørrelsen der det står «Størrelse».

Dersom filen er større enn 10MB bør du redusere den. Det kan du gjøre ved å bruke Adobe Photoshop, InDesign eller Acrobat. Du kan også endre på innstillingene hvis du bruker en skanner til å laste opp bildene, slik at den skannede filen ikke lagres i veldig stort format.

Pass på at bilaget fortsatt er leselig og komplett.

Kom i kontakt med en regnskapsfører

© Regnskapshjelp AS 2012-2018 – et selskap i Conta Group AS