Kravene til varetelling, varetellingsliste osv. er regulert i bokføringsforskriften § 6-1 og inneholder disse punktene:
- Varetellingslistene må være forhåndsnummererte.
- Alle varer skal angis med vareart, varenummer, navn, mengde og pris samt summeringskolonne der angitt verdi på varen fremkommer.
- Verdien på varen skal regnskapsmessig vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost (dvs. innkjøpspriser uten MVA) og virkelig verdi (dvs. antatt salgsverdi etter omkostninger).
- Ukurante varer skal medtas på varetellingslisten, men det må foretas vurdering av arten og omfanget av ukurans. Skattemessig verdi på varebeholdningen skal være anskaffelseskost slik at det ikke gis skattemessig fradrag for ukurante varer før varene er solgt, kastet eller lignende (dvs. fysisk ute av varelageret).
- Varetellingslisten må summeres og undertegnes samt at det må fremgå hvem som har foretatt varetellingen.
- Ved evt. uttak av varer til eget bruk eller brukt som anleggsmidler i næringsvirksomheten må det være dokumentasjon på dette.
- Varetellingslistene kan være manuelle eller elektroniske.
- Dokumentasjonen av varebeholdningen skal være ordentlig og oversiktlig. Varetellingslister er regnskapsmateriale som skal oppbevares i fem år (jfr. bokføringsloven § 13).
Ved vurderingen om varene er ukurante kan utgangspunktet være lav omløpshastighet (dvs. varer som er vanskelig å selge og som har vært lenge på lageret), lav eller negativ bruttofortjeneste (dvs. varer som blir solgt til pris under anskaffelseskost) eller generelle markedsmessige vurderinger (dvs. motesvingninger, teknologisk utvikling eller lignende).
Planlegging
Det kan være hensiktsmessig med planlegging eller tilretteleggelse for varetelling. Bruk gjerne dette som utgangspunkt:
- Det må utpekes person som har ansvaret for gjennomføring og organisering av varetellingen.
- Det må utarbeides detaljert instruks for gjennomføring av den fysiske varetellingen.
- Tidspunktet for varetelling må fastsettes og dato må være sammenfallende med årsavslutningen 31. desember. Ved varetelling enten før eller etter 31. desember må det være tilfredsstillende oppfølging av inn- og utlevering av varer. Det må vurderes om varetellingen skal foretas etter stengetid, om selskapet skal stenge eller om varetellingen skal foretas nærmeste helg/fridag.
- Det må foretas identifisering av steder hvor varer befinner seg (dvs. butikk, varebil, lager eller andre lokasjoner).
- Det kan være fornuftig med forhåndsskrevne- og forhåndsnummererte lister med varebetegnelser.
- Det må vurderes om det er aktuelt med gruppering av varetellingen/varetellingslistene hvis du har flere varegrupper/varetyper.
- Det kan være fornuftig at varetellingslistene har kolonne om tilstand for varene, og at ukurante varer klart fremkommer av varetellingslisten.
Ved gjennomføringen av varetellingen må den ansvarlige være oppmerksom på følgende:
- Det skal foretas varetelling av alle varer som er innkjøpt og produsert for videresalg. Det innebærer at kontorutstyr, kontorrekvisita, verktøy, driftsmateriell, reservedeler og lignende som brukes i virksomheten ikke telles som varebeholdning.
- Det skal ikke foretas telling av varer som er fakturert til kunden før 31. desember, men ikke sendt avgårde på tidspunktet for varetelling.
- Det skal foretas telling av varer som er fakturert av leverandøren før 31. desember, men ikke mottatt på tidspunktet for varetelling.
- Identifisering av varer som er mottatt eller utlevert i tidsrommet mellom vareopptelling og årsavslutning
- Det kan være fornuftig med kontrolltellinger av enkelte varer og kontrollsummeringer av varetellingslisten for kvalitetssikring.
Formålet med varetelling er å få fullstendig oversikt over varebeholdning (at alle mottatte varer er regnskapsført), eksistens av varebeholdning (alle varer som er regnskapsført er faktisk mottatt av og tilhører selskapet), nøyaktighet av varebeholdning (alle varer er regnskapsført til riktig pris) og verdsettelse av varebeholdning (regnskaps- og skattemessige verdier stemmer).
.png)
