Oversikt over kostnadene med å ha ansatte

Ifølge statistikk fra SSB var det omtrent 577 000 selskaper i januar 2018. En betydelig andel av selskapene hadde ikke ansatte, men årsaken til dette er at i personlige- og ansvarlige selskaper (ENK, DA, ANS m.fl.) blir ikke innehaver eller deltaker betraktet for å være ansatt. Oversikten viser imidlertid at det var 377 051 selskaper uten ansatte, dvs. over 65 % av selskapene. Dette er for øvrig på sammenfallende med tilsvarende statistikk i resten av Europa.

Årsaker til at bedrifter ikke ansetter flere kan blant annet være:

• at er ikke ønskelig å ha ansvaret med å foreta opplæring av ansatte, kontrollere arbeidsinnsatsen for ansatte eller å dele sensitiv informasjon, som for eksempel patenter, med ansatte
• usikre utsikter med tanke på vekst og markedsandel
• kostnader ved rekruttering og registrering av ansatte samt tilleggskostnader som forsikring, sykepenger eller arbeidsgiveravgift
• økt tids- og ressursbruk på administrasjon
• mange lovkrav som følger med det å ha ansatte
• kvalifisert arbeidskraft med den rette kompetansen kan koste mer enn hva firmaet har råd til

Høye tilleggskostnader

Det er ingen tvil om at kostnader ved å ha ansatte har betydning ved vurdering om det er aktuelt med ansettelse.

For de fleste er det imidlertid ikke den avtalte årslønnen som har avgjørende betydning, men tilleggskostnader ved å ha ansatte. Kostnader utover avtalt årslønn ved å ha ansatte varierer svært mye i Europa, men gjennomsnittet skal være på ca. 23 % av lønn.

Høyere enn EU-snittet

Kostnader ved å ha ansatte i Norge er høyere enn gjennomsnittet i Europa. Det kan imidlertid være betydelige variasjoner avhengig av arbeidsområde for de ansatte, størrelsen på selskapet og hvilken type virksomhet som utøves.

For ansatte fører med seg både lønnskostnader, administrasjonskostnader og driftskostnader.

Ved vurderinger i forhold til ansettelse må det også foretas beregninger på engangskostnader ved oppstart for arbeidsforholdet. Arbeidsgiver må ta hensyn til følgende kostnader ved å ha ansatte:

• avtalt årslønn (inkludert feriepenger)
• arbeidsgiveravgift (14,1 % av årslønn i store deler av landet, se satser)
• velferds- og sosiale tiltak (f.eks. julebord, julegave, sommeravslutning, lunsj, overtidsmat)
• obligatorisk tjenestepensjon (minimum med innskuddsordning på 2 % av årslønn)
• yrkesskadeforsikring (lovpålagt forsikring)
• administrasjon (rekruttering, registrering, opplæring og oppfølging av ansatte, regnskapstjenester ved lønnskjøring og lønnsinnberetning, revisors attestasjon av kontrolloppstillingen)
• reise (f.eks. bil- og diettgodtgjørelse, refusjon av reiseutlegg)
• kontor og IT-drift (f.eks. kontorlokale, kontormøbler, parkering, mobiltelefon, verktøy, arbeidsklær, visittkort, PC, tekniske hjelpemidler)

Opptil 35 % i tilleggskostnader per ansatt

Lønnsrelaterte kostnader ligger som regel på rundt på 20 – 25 % av avtalt årslønn, mens administrasjons- og driftskostnader utgjør 5 – 10 % av avtalt årslønn.

Det innebærer at totale kostnader ved å ha ansatte er på mellom 25 % og 35 % av avtalt årslønn. Som følge av dette vil en årslønn på 518 000 kroner gi arbeidsgiver samlede kostnader på mellom 647 500 og 673 400 kroner. Dette betyr tilleggskostnader på mellom 129 500 og 181 300 kroner i dette eksempelet.

Aktuelt å bruke regnskapsfører?

Hvis det ansettes medarbeidere kan det være aktuelt å ha lønnsoppdrag med regnskapsfører for å sikre at det tas tilstrekkelig hensyn til de lovbestemte kravene.

Regnskapsføreren kan hjelpe deg med alt fra arbeidsavtaler, til reiseregninger, oppfølging av obligatorisk tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring, registrering av lønnsgrunnlag, utbetaling av lønn og sending av lønnsslipper, feriepenger, skattetrekk og arbeidsgiveravgift samt utfylling og innrapportering av pliktige offentlige oppgaver.

Merk at lønnsoppdrag krever et lønnsgrunnlag, altså dokumenter som er grunnlaget for lønnsytelser og trekk (f.eks. arbeids- og ansettelsesavtaler eller timelister).