Felles bruk av IT-system

Spesielle avtaleklausuler – oppdrag der Kunden og Regnskapsbyrået har felles bruk av IT-system levert og driftet av tredjepart. Bilag til Oppdragsavtale av mellom (Oppdragsgiver, heretter benevnt Kunden) og (Oppdragstaker, heretter benevnt Regnskapsbyrået), jf. avtalen punkt 9. Felles omtales Kunden og Regnskapsbyrået som “Partene”.

1. Formål med bilaget

Formålet med dette bilag er å (1) regulere Partenes rettigheter, plikter og ansvar der Regnskapsførers tjenesteleveranse etter Oppdragsavtalen utføres på IT-system (regnskapssystem, lønnssystem o.l.) levert og driftet av tredjepart (heretter benevnt Systemleverandør), og som anvendes av Partene i fellesskap – og (2) sikre at det, gjennom innsynsrett, kan utøves tilstrekkelig kvalitetskontroll med Regnskapsbyråets oppdragsutførelse.

2. Partenes avtalerettslige forhold til Systemleverandør/IT-system og tilgangsrettigheter

Denne avtale omfatter følgende IT-system, med angivelse av lisenshaver:
Systemleverandør IT-system Lisenshaver (sett kryss)

Kunde Regnskapsbyrå

Den av Partene som er lisenshaver har fulle rettigheter i IT-systemet.
Der Kunden er lisenshaver skal Regnskapsbyrået sikres de tilganger som er nødvendige for å utføre oppdraget i henhold til oppdragsavtalen.

Dette inkluderer:
administratorrettighet slik at Regnskapsbyrået kan åpne og lukke nødvendige tilganger til egne medarbeidere.
ikke administratorrettighet. For åpning og lukking av tilganger, skal Kunden kontaktes.
Der Regnskapsbyrået er lisenshaver skal Kunden sikres tilgang til de deler av IT-systemet som Kunden etter oppdragsavtalen helt eller delvis skal ivareta selv. Regnskapsbyrået er gjennom God regnskapsføringsskikk pålagt å begrense Kundens tilgang til det som følger av oppdragsavtalen.

3. Ansvarsfordeling og krav til IT-systemet

Den av Partene, enten Kunde eller Regnskapsbyrå, som er lisenshaver etter punkt 2 skal sørge for at:
a) Benyttet IT-system har nødvendig funksjonalitet for å oppfylle de krav som lov og forskrifter stiller til registrering, dokumentasjon og rapportering av regnskapsopplysninger mv.
b) Det i avtalen med Systemleverandøren fremgår hvor fysiske oppbevaringsmedier befinner seg.
c) Driftsmiljøet sikrer tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet av dokumentasjon og registrerte opplysninger.
d) Systemet har unike påloggingsidentiteter og loggfunksjonalitet slik at det det er mulig å identifisere hvem som har registrert, endret eller slettet registrerte opplysninger i systemet.
e) Driftsmeldinger fra Systemleverandør om vedlikehold, oppdatering og feil ved IT-systemet er tilgjengelig.
Der hvor Kunden er lisenshaver skal i tillegg avtalevilkår, herunder Brukervilkår, som gjelder forhold mellom Kunden og Systemleverandør til enhver tid kunne gjøres tilgjengelig for Regnskapsbyrået.
Partene kan ikke holdes ansvarlig for økonomiske tap eller ødeleggelser som følge av feil eller mangler ved Systemleverandørs program- og maskinvare, kommunikasjon, datasikkerhet, manglende vedlikehold av programvare eller andre forhold og underleverandører som denne må svare for.

4. Eiendomsrett til regnskapsmateriale

Kunden har alltid eiendomsrett til eget innlevert materiale. Kunden har også eiendomsrett til bokførte og registrerte opplysninger, avtalefestede rapporter og oppgaver mv. utarbeidet av Regnskapsbyrået, så langt Kunden har betalt vederlag for dette.
Utlevering og tilbakelevering av regnskapsmateriale mv. som tilhører Kunden, reguleres i Oppdragsavtalen og norsk lovgivning, herunder God Regnskapsføringsskikk.

5. Kundens bruk og endringer i systemet

Regnskapsbyrået har ikke ansvar for eventuelle endringer, tillegg eller slettinger av registrerte opplysninger som gjennomføres av Kunden i IT-systemet. Dette omfatter også eventuelle konsekvenser dersom dette medfører feil i Kundens regnskap, pliktig regnskapsrapportering og/eller andre offentlige oppgaver mv.

Regnskapsbyrået fraskriver seg ethvert ansvar for tap som Kunden og eventuelle tredjeparter pådras ved uautorisert bruk av dokumentasjon og rapporter, lister, spesifikasjoner, pliktige regnskapsrapporter mv. som IT-systemet kan produsere for Kunden.

6. Særlig om videreformidling og behandling av taushetsbelagt informasjon og personopplysninger

Kunden samtykker til at personopplysninger og annen taushetsbelagt informasjon som Regnskapsbyrået får overlevert i forbindelse med oppdragsutførelsen videreformidles og behandles på system tilhørende Systemleverandøren. Slik videreformidling fordrer at det foreligger en avtale med Systemleverandør som tilfredsstiller vilkårene til databehandler/databehandlerforetak i Personopplysningsloven med tilhørende forskrifter.

7. Ugjenkallelig fullmakt om Regnskapsbyråets tilgang til oppdragsdokumentasjon

Der Kunden er lisenshaver har Regnskapsbyrået ved denne avtale ugjenkallelig fullmakt til å kunne kreve utlevert i Norge eventuell oppbevaringspliktig oppdragsdokumentasjon som er lagret i det aktuelle IT-systemet fra Systemleverandør. Fullmakten gjelder i hele oppdragsperioden og i ti år etter oppdragets avslutning. Dersom Kunden ønsker å slette og makulere materiale før ti er år er gått, plikter Kunden å avklare overlevering av oppdragsdokumentasjon med Regnskapsbyrået før slettingen og makuleringen gjennomføres. Det samme gjelder ved Kundens oppsigelse av lisensavtalen med Systemleverandør.
Som Regnskapsbyråets oppbevaringspliktige oppdragsdokumentasjon kan regnes blant annet, men ikke begrenset til:
– Avstemminger av eiendeler, herunder nødvendige spesifikasjoner til disse
– Avstemminger av gjeld, herunder nødvendige spesifikasjoner til disse
– Avstemminger av resultatkontoer
– Årsregnskap med lovbestemte beretninger og ligningsoppgaver, herunder sporbarhetsspesifikasjoner til årsregnskap og næringsoppgave
– Pliktige spesifikasjoner
– Budsjetter og periodiske regnskapsrapporter
– Revisors korrespondanse
Selv om denne fullmakten også gjelder etter oppdragets avslutning, er opplysningene som skal kunne kreves utlevert begrenset til å gjelde relevant oppdragsinformasjon for oppdragsperioden mellom Partene.
Regnskapsbyrået er ansvarlig for å betale Systemleverandørens eventuelle vederlag for å få slike data utlevert.

8. Faglige kvalitetskontroller

Kunden samtykker i at kontrollører på vegne av Regnskapsbyrået, Finanstilsynet eller bransjeforening kan gis tilgang til relevant materiale, herunder lesetilgang til det anvendte IT-systemet. Kontrollørene gis fullt innsyn i det arbeid som Regnskapsbyrået har utført eller som er under utførelse.
Kontrollørene vil være pålagt taushetsplikt etter eget rettsgrunnlag i samme omfang som Regnskapsbyråets representanter. Så langt det er mulig skal Kunden forhåndsvarsles.
For Finanstilsynets del, som er offentlig tilsynsfører overfor autoriserte regnskapsførere, gjelder uansett innsynsretter i medhold av regnskapsførerloven og finanstilsynsloven.

9. Mislighold

Dersom en av Partene urettmessig stenger ute, eller på annen måte hindrer den andre Partens tilgang til systemet slik det er angitt i punkt 2, regnes det som vesentlig mislighold av Oppdragsavtalen. Videre anses det som vesentlig mislighold fra Kundens side dersom Kunden utfører registreringer mv. i systemet som etter Oppdragsavtalen tilhører Regnskapsbyrået å utføre, med mindre annet er særskilt avtalt.
For øvrig om mislighold gjelder punkt 8 i Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag, som inngår som en del av Oppdragsavtalen (jf. Oppdragsavtalen punkt 10).
10. Endringer i avtaleforholdet
For det tilfelle Partene ønsker å endre dette bilagets innhold skal det skje ved samme fremgangsmåte som etter Oppdragsavtalen punkt 9.

****