Varetelling og varebeholdning

10.03.2014

Det må foretas varetelling ved årsavslutning. Her er de formelle kravene som må oppfylles.

Varetelling og varebeholdning

Kravene til varetelling, varetellingsliste osv. er regulert i bokføringsforskriften § 6-1 og inneholder disse punktene:

  1. Varetellingslistene må være forhåndsnummererte.
  2. Alle varer skal angis med vareart, varenummer, navn, mengde og pris samt summeringskolonne der angitt verdi på varen fremkommer.
  3. Verdien på varen skal regnskapsmessig vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost (dvs. innkjøpspriser uten mva.) og virkelig verdi (dvs. antatt salgsverdi etter omkostninger).
  4. Ukurante varer skal medtas på varetellingslisten, men det må forets vurdering av arten og omfanget av ukurans. Skattemessig verdi på varebeholdningen skal være anskaffelseskost slik at det ikke gis skattemessig fradrag for ukurante varer før varene er solgt, kastet mv. (dvs. fysisk ute av varelageret).
  5. Varetellingslisten må summeres og undertegnes samt at det må fremgå hvem som har foretatt varetellingen.
  6. Ved evt. uttak av varer til eget bruk eller brukt som anleggsmidler i næringsvirksomheten må det være dokumentasjon på dette.
  7. Varetellingslistene kan være manuelle eller elektroniske.

Dokumentasjonen av varebeholdningen skal være ordentlig og oversiktlig. Varetellingslister er regnskapsmateriale som skal oppbevares i 10 år (jfr. bokføringsloven § 13).

Ved vurderingen om varene er ukurante kan utgangspunktet være lav omløpshastighet (dvs. varer som er vanskelig å selge og som har vært lenge på lageret), lav eller negativ bruttofortjeneste (dvs. varer som blir solgt til pris under anskaffelseskost) eller generelle markedsmessige vurderinger (dvs. motesvingninger, teknologisk utvikling mv.).

Det kan være hensiktsmessig med planlegging, tilretteleggelse mv. for varetelling og følgende kan være utgangspunktet:

  1. Det må utpekes person som har ansvaret for gjennomføring og organisering av varetellingen.
  2. Det må foretas utarbeidelse detaljert instruks for gjennomføring av den fysiske varetellingen.
  3. Tidspunktet for varetelling må fastsettes og dato må være sammenfallende med årsavslutningen pr 31.12. Ved varetelling enten før eller etter 31.12 må det være tilfredsstillende oppfølging av inn- og utlevering av varer. Det må vurderes om varetellingen skal foretas etter stengetid, om selskapet skal stenge eller om varetellingen skal forets nærmeste helge/fridag.
  4. Det må foretas identifisering av steder hvor varer befinner seg (dvs. butikk, varebil, lager eller andre lokasjoner).
  5. Det kan være fornuftig med forhåndsskrevne- og forhåndsnummererte lister med varebetegnelser (f.eks. nullstilling av varetellingslistene fra året før).
  6. Det må vurderes om det er aktuelt med gruppering av varetellingen/varetellingslistene (f.eks. ulike varegrupper med hensyn til regnskapsorganiseringen, beregning av bruttofortjeneste mv.)
  7. Det kan være fornuftig at varetellingslistene har kolonne om tilstand for varene og at ukurante varer klart fremkommer av varetellingslisten.

Ved gjennomføringen av varetellingen må den ansvarlige være oppmerksom på følgende:

  1. Det skal forets varetelling av alle varer (dvs. råvarer, varer under tilvirkning/produksjon, ferdigvarer mv.) som er innkjøpt, produsert mv. for videresalg. Det innebærer at kontorutstyr, kontorrekvisita, verktøy, driftsmateriell, reservedeler mv. som brukes i virksomheten er ikke varebeholdning (dvs. ikke innkjøpt for salg).
  2. Det skal ikke foretas telling av varer som er fakturert til kunden før 31.12, men ikke avsendt, utlevert mv. på tidspunktet for varetelling.
  3. Det skal foretas telling av varer som er fakturert av leverandøren før 31.12, men ikke mottatt, innlevert mv. på tidspunktet for varetelling.
  4. Identifisering av varer som er mottatt eller utlevert i tidsrommet mellom vareopptelling og årsavslutning pr 31.12
  5. Det kan være fornuftig med kontrolltellinger av enkelte varer og kontrollsummeringer av varetellingslisten for kvalitetssikring.

Formålet med varetelling, varetellingsliste mv. er fullstendighet av varebeholdning (dvs. alle mottatte varer er regnskapsført), eksistens av varebeholdning (dvs. alle varer som er regnskapsført er faktisk mottatt av og tilhører selskapet), nøyaktighet av varebeholdning (dvs. alle varer er regnskapsført til riktig pris) og verdsettelse av varebeholdning (dvs. de regnskaps- og skattemessige verdiene blir korrekt).

Ta kontakt om du har spørsmål i forbindelse med dette.

Varetelling og varebeholdning