For å forhindre ulovlige utdelinger og unndragelser av verdier fra aksjeselskaper, praktiseres reglene for transaksjoner med aksjonærer, partnere, og datterselskap veldig strengt.
Aksjeloven § 3-8 sier at avtaler, transaksjoner og lignende (dvs. både kjøp, salg og bytte.) mellom selskapet og nærstående ikke er bindende for selskapet uten at visse krav er oppfylt. Alle betingelsene for gyldighet som vi ramser opp i denne artikkelen må være til stede. Dette gjelder alle aksjeselskaper uavhengig av størrelse.
Med nærstående menes aksjeeiere, daglig leder, styremedlemmer, o.l. Innenfor rammen av dette kommer blant annet også ektefelle eller samboer, barn, søsken, foreldre (inkludert foreldre til ektefelle eller samboer) til aksjeeiere, daglig leder eller styremedlemmer.
I tillegg gjelder bestemmelsene andre virksomheter som nærstående har bestemmende innflytelse over (dvs. eierandel eller stemmeandel på mer enn 50 %) eller som nærstående opptrer i forståelse med.
Formkrav
Formkravene i Aksjeloven innebærer følgende saksbehandling for gjennomføring av avtaler og transaksjoner med nærstående:
- verdsettelse av eiendelen
- utarbeiding og undertegning av avtale om kjøp, salg eller bytte av eiendelen
- utarbeiding av styrets redegjørelse
- avholding av styremøte hvor avtalen og redegjørelsen godkjennes og undertegnes
- revisor utsteder bekreftelse av redegjørelsen
- innkalling til generalforsamling (redegjørelsen vedlegges innkallingen)
- generalforsamlingen godkjenner avtalen og redegjørelsen
- endringsmelding til Foretaksregisteret om avtalen
I konsernforhold vil datterselskapets avtaler med morselskapet og søsterselskapet være omfattet av reglene. Dette betyr at bestemmelsen ikke gjelder for avtaler eller transaksjoner nedover i et konsern. Ved avtale mellom morselskapet og datterselskapet vil saksbehandlingsreglene være begrenset for datterselskapet, men ikke for morselskapet.
I utgangspunktet vil alle avtaler eller der selskapet får rettigheter eller forpliktelser være omfattet av bestemmelsen.
Eksempler:
- avtale om kjøp, salg eller bytte av løsøre, fast eiendom eller verdipapirer
- låneavtaler (dvs. lån til eller fra nærstående)
Uttrykksmåten i Aksjeloven sett i sammenheng med formålet og andre bestemmelser tilsier at disposisjoner som «erverv av egne aksjer», overtakelse ved fusjon, og utbytte er utenfor rammen av dette.
Det er i tillegg unntak for følgende:
- Hvis ytelsen for selskapet er mindre enn 10 % av aksjekapitalen (dvs. 3 000 kroner for selskap med aksjekapital på minimumskravet på 30 000 kroner).
- Avtale om lønn og godtgjørelse til daglig leder og styret (dvs. det er styret som avtaler lønnsbetingelser til daglig leder og det er generalforsamlingen som vedtar honoraret til styret).
- Avtale om overdragelse av verdipapir til pris etter offentlig kursnotering (dvs. kjøp, salg eller bytte av børsnoterte verdipapirer).
- Avtale som er innenfor rammen av den ordinære eller vanlige virksomheten til selskapet og som inneholder pris, andre vilkår og lignende som er normalt for slike avtaler (f.eks. kjøp og salg av varer og tjenester i samsvar med formålet til selskapet).
- Ytelsen for selskapet er mindre enn 50 000 kroner og som er godkjent av styret (dvs. ikke krav om godkjennelse fra generalforsamlingen).
Hva er formålet?
Formålet med reglene er å verne kreditorer, minoritetsaksjonærer og lignende slik at ledende personer og hovedaksjonærer ikke skal kunne sette sine personlige interesser foran selskapets interesser, og misbruke roller og innflytelse.
Kravet om redegjørelse fra styret, bekreftelse av revisor og behandling i generalforsamlingen skal medvirke til at det ikke skjer forfordeling av verdier, skjulte utdelinger av verdier eller andre unndragelser.
Hovedaksjonær har gjerne flertall på generalforsamlingen, men det er antatt at siden prosessen innebærer åpenhet vil urettmessige avtaler unngås.
I tillegg er formålet å hindre unngåelse av bestemmelsen om aksjeinnskudd i annet enn penger (dvs. tingsinnskudd) ved at selskapet f.eks. foretar kjøp av eiendeler fra aksjonær etter stiftelsen av selskapet eller etter kapitalutvidelsen i selskapet.
Hvordan sikrer styret avtaler og transaksjoner?
Styret må utarbeide en redegjørelse som inneholder bestemte opplysninger, slik som som bakgrunnen for redegjørelsen, beskrivelse av arten og omfanget av avtalen, prinsippene som er benyttet ved fastsettelse av vederlaget på eiendelen og erklæring om verdien på eiendelen.
Innholdet i erklæringen om verdien på eiendelen er at det er rimelig samsvar mellom vederlaget selskapet skal yte (ved kjøp) eller verdien av det vederlaget selskapet skal motta (ved salg).
Ut i fra ordlyden i bestemmelsen er det ikke krav om “virkelig verdi”, men at det skal være “antatt virkelig verdi”. Årsaken er at virkelig verdi på eiendel kan være vanskelig å fastsette i bestemte situasjoner.
Siden formålet med bestemmelsen er vern av kreditorer, minoritetsaksjonærer osv. er det ikke noe som hindrer gjennomføring av avtaler eller transaksjoner der vederlaget selskapet mottar er mer verdt enn det selskapet yter.
Redegjørelsen skal bekreftes av revisor. Det er ikke krav om at det må være selskapets valgte revisor. En annen revisor kan benyttes hvis dette er hensiktsmessig. Revisor skal bekrefte styrets vurdering av verdien.
Attestasjonsoppdraget for revisor utføres etter SA3802 «Revisors uttalelser og redegjørelser etter selskapslovgivningen».
Prosessen er vanligvis denne:
- Risikovurderingshandlinger (dvs. gjennomgang av selskapets økonomiske stilling, lovgrunnlaget for transaksjonen, hvem står bak transaksjonen, bakgrunnen for transaksjonen, og vurdering av misligheter).
- Kontrollhandlinger (dvs. innhenting av dokumenter, kontroll av grunnlaget).
- Konklusjon av ovenstående handlinger, kontroll om hvorvidt bekreftelse av styrets redegjørelse kan avgis.
- Redegjørelsen fra styret og bekreftelsen fra revisor må vedlegges innkallingen til generalforsamlingen.
- Det er krav om at avtalen, transaksjonen og lignende blir godkjent på generalforsamlingen (dvs. tilstrekkelig med alminnelig flertall).
Feil kan gjøre avtaler ugyldige
Dokumentene skal sendes til Foretaksregisteret for registrering, men det skjer ingen kunngjøring av avtalen eller transaksjonen. Registreringen i Foretaksregisteret betraktes ikke for å være krav for gyldighet, men kan være god å ha i bunn.
Formkravene er derimot det som gjelder. Dette innebærer at hvis bestemmelsen i Aksjelovens § 3-8 ikke er fulgt, vil avtalen være ugyldig.
Selskapet vil kunne kreve tilbakeføring av ytelser i tilknytning til avtalen, og det kan bli erstatningsansvar for de som har medvirket til den eller evt. til beslutningen som er i strid med aksjeloven. I praksis vil dette omfatte daglig leder, styret, eller lignende.
Dette kan være aktuelt i forhold til endringer i selskapet (nye eiere eller nytt styre) eller oppfølging som konkursboet foretar etter konkurs, begjæring om oppbud eller andre sanksjoner.
Kan bli problemer i etterkant hvis formkravene ikke oppfylles
Siden formkravene er betingelse for gyldighet har det vært diskusjoner om hvorvidt enkelte formelle feil kan fikses i etterkant på en generalforsamling. Det hersker uenighet om dette.
På dette området er det uenighet mellom fagmiljøer (dvs. mellom teoretikere og praktikere), men det antas at reparasjon kan gjennomføres med fulle rettsvirkninger slik at den etterfølgende godkjennelse på generalforsamlingen får som konsekvens at avtalen blir bindende for partene.
Det antas at det kan oppstå problemer uansett, og at transaksjonen kan bli funnet ugyldig i retten hvis det oppstår strid. Det sier seg dermed selv at det er veldig viktig å følge reglene.
Det kan også oppstå problemstillinger i forhold til verdiendringer (både verdifall og verdiøkning) på eiendelen i perioden og på verdimålingstidspunktet.
Regnskapshjelp AS kan hjelpe selskapet ditt med utarbeiding og verifikasjon av avtaler og transaksjoner.
