Regnskapsmateriale

10.03.2014

I denne artikkelen går vi gjennom det du trenger å vite om regnskapsmateriale vi i Chimaera Regnskapshjelp AS trenger for å kunne føre et komplett regnskap for din bedrift.

Regnskapsmateriale

Ifølge oppdragsavtalen er et fullstendig regnskapsmateriale levert når samtlige regnskapsbilag foreligger, kontoutskrifter for perioden er tilgjengelig, og når hver bevegelse i kontoutskriften har underliggende dokumentasjon samt evt. lønnsgrunnlag for ansatte med variabel lønn.

I forbindelse med oppstart av nye oppdrag vil det være hensiktsmessig om vi sammen med oppdragsgiver foretar gjennomgang av de rutiner som oppdragsgiver selv har og som kan påvirke utførelsen av oppdraget. Ut i fra vår vurdering kan oppdragsgiver redusere kostnader til regnskapstjenester ved å etablere bedre interne kontrollrutiner for tilrettelegging for regnskapsføring.

Vi har avtaler om faste priser basert på antall regnskapsbilag og avtaler med timesatser.

For å kunne utføre regnskapstjenester til faste priser til de spesifikasjoner som fremkommer av hjemmesiden, må oppdragsgiver ha fokus på at tilrettelegging for regnskapsføring er tilfredsstillende.

Vi må ha tilsendt regnskapsmateriale til det avtalte tidspunktet og regnskapsmateriale må betraktes for å være fullstendig for å redusere arten og omfanget av merarbeidet, tilleggstjenester mv. Vi vil med dette foreta nærmere redegjørelse for hva regnskapsmateriale består av:

 

Utgående fakturaer

Utgående faktura er salgsdokumentasjon. Ved omsetning av varer og tjenester skal det utstedes salgsdokumentasjon til kunden og som hovedregel er det selger som skal utstede salgsdokumentasjon (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-1). For salgsdokumentet er det ingen bestemte krav til formatet og det kan utstedes på papir eller elektronisk, men det skal ikke kunne endres etter utstedelse (jfr. bokføringsloven § 10). Faktura som oversendes i PDF-format kan godkjennes som original dokumentasjon. I tillegg skal salgsdokumentet være forhåndsnummeret på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens (jfr. bokføringsforskriften § 5-1-3). Dette innebærer at det normalt ikke kan brukes programvare for tekstbehandling (f.eks. Word) eller regneark (f.eks. Excel) siden dette er filer som vil være enkelt redigerbare og det kan foretas urettmessige endringer etter utstedelse. Det er imidlertid anledning for bruk av programvare for tekstbehandling eller regneark hvis det foretas utskrift til forhåndsnummerert blanketter. Ved salg av varer skal faktura utstedes snarets mulig og senest innen 30 dager etter levering (jfr. bokføringsloven § 5-2-2). Det er tilsvarende frist ved salg av tjenester, men det er presiseringer på enkelte områder. For løpende tjenester (f.eks. regnskapstjenester, konsulenttjenester mv.) skal periodisering skje etter hvert som de utføres, dvs. at utstedelse av salgsdokument og avgiftsberegning skal foretas senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-4). For tjenester basert på måling av faktisk forbruk (f.eks. telefon, strøm mv.) kan fakturering foretas for lengre perioder, men begrensning oppad til 1 år. Salgsdokumentet skal hvis mulig utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted (bokføringsforskriften § 5-2-5). For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris(f.eks. budtjenester, revisjonstjenester, byggetjenester mv.) kan fakturering skje etter avtale, kontrakt mv. mellom partene (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-6). Det er bestemte krav til innholdet i salgsdokumentet (jfr. bokføringsforskriften § 5-1).

  • Forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens. (dvs. at det skal være muligheter etterprøvning av fullstendighet).
  • Tidspunktet for utstedelse av faktura (dvs. dato for fakturering).
  • Selgers navn og organisasjonsnummer på enheten. Når selger er avgiftspliktig må også bokstavene MVA fremkomme etter organisasjonsnummeret.
  • Kjøpers navn og adresse (evt. organisasjonsnummer på enheten).
  • Ytelses art og omfang (dvs. solgte varer og antall enheter, utførte tjenester og antall timer mv).
  • Leveringstidspunktet.
  • Leveringsstedet (ikke nødvendig hvis stedet for levering ikke har betydning for å kunne vurdere transaksjonen).
  • Vederlaget og betalingsforfall.
  • Evt. merverdiavgift og andre avgifter for transaksjonen. Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget blir avgiftsberegnet med forskjellige satser.
  • Underdokumentasjon. Hvis det ikke er tilstrekkelig informasjon på salgsdokumentet (f.eks. med henvisning til timeliste, avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv mv.) må det være henvisning mellom dokumentene.

Chimaera Regnskapshjelp AS kan utføre tilleggstjenester for oppdragsgiver med fakturering og utsendelse av faktura for oppdragsgivere, men vi må i den forbindelse ha tilsendt grunnlagsdata (dvs. timelister, varespesifikasjoner, kontrakter, leieavtaler mv.).

Inngående fakturaer

Inngående faktura er kjøpsdokumentasjon. Forutsetning for å få skattemessig fradrag for anskaffelsen og at inngående merverdiavgift kan trekkes fra er det er tilfredsstillende dokumentasjon. Det er i den forbindelse krav om at dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokument (faktura, regning, kassekvittering mv) som selgeren har utstedt (jfr. bokføringsloven § 5-5). Dersom de formelle kravene ikke er oppfylt vil ikke kjøperen få skattemessig fradrag eller fradrag for inngående merverdiavgift. Det er som følge av dette avgjørende at bilag på kjøp av varer og tjenester som den næringsdrivende foretar tilfredsstiller formkravene som nevnt under utgående faktura overfor (jfr. bokføringsforskriften § 5-1). Hvis ikke dokumentasjonen på anskaffelsen er tilfredsstilene kan det være hensiktsmessig at kjøper sender forespørsel om ny dokumentasjon. I enkelte tilfeller (f.eks. ved kjøp fra utlandet mv.) kan dette være vanskelig, men det må i den forbindelse foretas sannsynligjøring for utgiften vedrører næringsvirksomheten for å få skattemessig fradrag. Dette unntaket kan imidlertid ikke gjøres gjeldende for fradrag for inngående merverdiavgift. Vi gjør oppmerksom på at formelle feil ved faktura får konsekvenser for fradragsrett for inngående merverdiavgift. Kjøper kan bli straffet for at selger ikke utsteder salgsdokumentasjon som tilfredsstiller formkravene. Det foreligger ansvar for kjøper å foreta kontroll av hvorvidt selger er registrert i merverdiavgiftsregisteret dersom faktura ikke tilfredsstiller formkravene. Kjøper må som følge av dette være spesielt oppmerksom feil i tilfeller som f.eks. når mva står med små boksvarer enten foran eller bak organisasjonsnummeret eller når det ikke står MVA bak organisasjonsnummeret (jfr. formkravene som MVA med store bokstaver etter organisasjonsnummeret). Dersom alle formkravene i bokføringsloven er oppfylt kan næringsdrivende foreta fradragsføring av inngående merverdiavgift uten å foreta nærmere kontroll av selger. Hvis det derimot blir identifisert feil i forhold til formkravene kan det foretas regnskapsføring av fradrag av inngående merverdiavgift dersom det kan dokumenteres at selger er registrert i merverdiavgiftsregisteret (f.eks. utskrift av nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret). For å redusere risiko i forhold til avgiftsbehandlingen kan det være fornuftig at faktura som ikke oppfyller formkravene blir sendt i retur til kjøper med oppfordring om å sende ny faktura uten formelle feil. Vi gjør også oppmerksom på at det for kjøpsdokumentasjon må være korrekt angivelse av kjøper. Dette innebærer at navnet på næringsdrivende må være angitt som kjøper på faktura. I tilfeller hvor privatperson foretar bestilling eller det er flere selskaper innenfor samme konsern vil det erfaringsmessig være at leverandører foretar sammenblanding. Det kan som følge av dette være fornuftig at leverandøren blir gjort oppmerksom på hvem som er kjøper av varen, tjenesten mv blir at det blir korrekt angivelse på inngående faktura. Chimaera Regnskapshjelp AS vil ved regnskapsføring foreta kontroll av at formkravene for inngående faktura er oppfylt. I forhold til å redusere arten og omfanget er merarbeidet for regnskapstjenester vil det i den forbindelse vil det være hensiktsmessig at oppdragsgiver er oppmerksom på at kjøpsdokumentasjon er tilfredsstillende før regnskapsmateriale blir levert til regnskapsfører.

Kvitteringer

Kvitteringer er også kjøpsdokumentasjon på samme måte som inngående faktura. Hovedregelen er at kjøpers navn og adresse (evt. organisasjonsnummer) skal fremkomme av salgsdokumentet (jfr. bokføringsforskriften § 5-1-2). Selger kan påføre kjøpers navn manuelt på kvittering ved kontantkjøp (dvs. betaling med penger eller bankkort), men må i slike tilfeller signere eller stemple salgsdokumentet. Det er imidlertid enkelte unntak fra dette. Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper unnlates når vederlaget er lavere enn NOK 1 000 (inkl. mva) og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper i slike tilfeller ikke er angitt i salgsdokumentet (f.eks. kassakvittering) skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene samt datere og signere dokumentet. Når ansatte (samt innehaver av enkeltpersonforetak eller deltakere i ansvarlige selskap) foretar anskaffelser på vegne av virksomheten er det heller ikke krav om angivelse av kjøper i salgsdokumentasjonen (uavhengig av hva anskaffelsen gjelder og beløpets størrelse). I slike tilfelle skal imidlertid den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene (jfr. bokføringsforskriften § 5-5). Oppstillingen skal oppbevares sammen med kjøpsbilaget. For dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter er det krav om at det skal fremgå av dokumentasjon hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke aktiviteter den reisende har deltatt på som vedrører næringsvirksomheten (bokføringsforskriften § 5-9). For reiseregninger foreligger det også bestemte satser for bilgodtgjørelse, diett, nattillegg mv. og det foretas årlige justeringer av dette. Ved kjøp over internett kan det være vanskelig å få faktura, kvittering eller annen salgsdokumentasjon. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at virksomheter som selger varer eller tjenester over internett må forholde seg til de samme krav til dokumentasjon av salgstransaksjoner som andre næringsdrivende. Ved manglende eller utilstrekkelig dokumentasjon må kjøper ta kontakt med selger for å be om salgsdokument. Ved anledninger foretar også næringsdrivende anskaffelser fra ikke-næringsdrivende (dvs. privatpersoner, lag, foreninger mv). I slike tilfeller er det ingen krav til salgsdokuments innhold for selgeren, men for kjøpers dokumentasjonsplikt må det foretas utarbeidelse av oppstilling som tilsvarer faktura eller kvittering. Det innebærer at dokumentet må inneholde opplysninger som angivelse av kjøper og selger, tidspunktet for transaksjonen, ytelses art og omfang, vederlaget og betalingsforfall (evt. betalingstidspunktet ved kontantkjøp). Ved kjøp fra ikke-næringsdrivende er det ingen beregning av merverdiavgift, men dokumentasjon på transaksjonen har betydning i forhold til om det er skattemessig fradrag for anskaffelsen for den næringsdrivende. For å unngå problemstillinger i forhold til den skattemessige behandlingen må den næringsdrivende som kjøper ta initiativ overfor selger ved å informere om hvilke opplysninger som dokumentet bør inneholde. For kontantkjøp gjør vi oppmerksom på at det fra 1. januar 2011 ikke er fradrag for inngående merverdiavgift eller skattemessig fradrag hvis beløpet er på over NOK 10 000. Vi gjør som følge av dette oppmerksom på at ved anskaffelser på over NOK 10 000 må oppgjøret foretas ved bank eller annen tilsvarende betalingsformidling (dvs. muligheter for sporing av transaksjonen). Flere betalinger som gjelder samme leveranse, tjeneste, kontrakt mv. (dvs. løpende eller periodiske ytelser som f.eks. telefon, husleie, regnskap, revisjon mv.) skal vurderes som én betaling ved anvendelse av beløpsgrensen på NOK 10 000. Beløpet på NOK 10 000 fremstår som høyt for kontante anskaffelser, men som følge av at flere betalinger for samme leveranse vurderes som én betaling vil det være større sannsynlighet for at dette kan bli problemstilling for den næringsdrivende. For å redusere arten og omfanget av kvitteringer, kontante transaksjoner mv. kan det være fornuftig med faktureringsavtaler med leverandører hvor det er mange transaksjoner. Dette vil redusere risiko i forhold til skatte- og avgiftsmessige problemstillinger hvis det foreligger faktura med tilfredsstillende formkrav. I tillegg kan det i enkelte tilfeller være vanskelig å ta vare på kvitteringer og det er merarbeid i forhold til utarbeidelse av oppstilling for utlegg, angivelse av kjøper, formålet eller bruksområde mv. Faktureringsavtaler kan være aktuelt ved f.eks. taxi, bensin, overtidsmat mv. Chimaera Regnskapshjelp AS kan utføre tilleggstjenester for oppdragsgiver ved utarbeidelse av utleggsoppstilling ved kontante anskaffelser, reiseregninger, kjøpsdokument ved transaksjoner med ikke-næringsdrivende, oppfølging av leverandører som ikke utsteder salgsdokumentasjon som er tilfredsstillende mv.

Kontoutskrifter

En kontoutskrift er månedlig oversikt som viser innbetalinger og utbetalinger fra bankkonto. Kontoutskrifter er regnskapsmateriale som har samme oppbevaringskrav som inngående faktura, utgående faktura, kvitteringer mv. Hvis ikke bankforbindelsen sender kontoutskriftene til post- eller forretningsadressen til næringsdrivende vil dette være tilgjengelig i postkassen i nettbanken. Komplette kontoutskrifter er forutsetning for å kunne foreta levering av et ferdig regnskap. Den næringsdrivende må ha egen konto som kun brukes til virksomheten. Det er imidlertid ikke krav om at enkeltpersonforetak må ha egen bankkonto. Mange små næringsdrivende velger å bruke egen lønns-/brukskonto til å motta innbetalinger fra kunder og foreta utbetalinger til leverandører for næringsvirksomheten. Ved evt. større omfang av næringsvirksomheten (f.eks. når det er ansatte eller virksomheten blir avgiftspliktig) vil det være hensiktsmessig å foreta opprettelse av bankkonto som utelukkende brukes av virksomheten. Når næringsvirksomheten ikke har egen bankkonto vil det være problemstillinger ved regnskapsføringen for identifisering av betalingstransaksjoner (dvs. for kundefordringer, leverandørgjeld, offentlige avgifter mv.) og ofte innebærer dette merarbeid i forhold til identifisering av oppgjør siden det må foretas gjennomgang av private kontoutskrifter. Det må være utskrifter fra bankkonto for hele regnskapsperioden. Chimaera Regnskapshjelp AS foretar månedlig avstemming hvor bankutskriftene avstemmes mot regnskapet. Ved identifisering av feil eller manglende registrerte poster vil det være tilleggstjenester i forhold til oppfølging av avvik. Det kan være hensiktsmessig at oppdragsgiver foretar kontroll av at det foreligger dokumentasjon på alle bevegelser på bankkonto (dvs. alle innbetalinger og utbetalinger i bank).

Lønnsytelser

Med lønnsytelser menes samtlige lønnsoppgavepliktige ytelser etter ligningsloven. Chimaera Regnskapshjelp AS kan utføre tilleggstjenester for oppdragsgiver med lønnsoppdrag. Medlønnsoppdrag menes å utarbeidelse av ansettelsesavtaler, registrere lønnsgrunnlag, utarbeide dokumentasjon for utbetalinger av lønn, feriepenger, trekk og arbeidsgiveravgift samt utfylling og innsending av pliktige offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver, med tilhørende kvalitetskontroller. Vi må i den forbindelse ha tilsendt lønnsgrunnlaget. Med lønnsgrunnlag menes de dokumentasjoner mv som lønnsytelser og trekk bygger på, nærmere bestemt avtaler om lønn og naturalytelser, timelister, reiseregninger, skattekort, vedtak om påleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv. I forbindelse med ansatte og lønnsytelser gjør vi oppmerksom på lovbestemte krav for obligatoriske tjenestepensjon, yrkesskadeforsikring, skattetrekkskonto mv.

Årsoppgjøret

I forbindelse med utarbeidelse av årsregnskapet med noteopplysninger, ligningsskjema mv. (dvs. årsoppgjøret) skal det være dokumentasjon av alle balanseposter som ikke er ubetydelige (bokføringsloven § 11). Bestemmelsen betyr i praksis at alle balansekontoene i saldobalansen må avstemmes. Det innebærer at det må være dokumentasjon av varelager, bankinnskudd, kontanter, lånegjeld, investeringer i aksjer og andeler, andre fordringer, annen kortsiktig gjeld mv. For å kunne foreta de nødvendige avstemminger og utarbeidelse av dokumentasjon av balansen vil det være hensiktsmessig med følgende opplysninger:

  • Årsoppgave fra banker og andre finansinstitusjoner for innskudd og gjeld.
  • Årsoppgaver over aksjer, fondsandeler, obligasjoner mv.
  • Beholdningsoppgave over ligningsverdi og utbytte fra aksjeinvesteringer.
  • Regnskap og andre mottatte oppgaver for andeler i ansvarlige selskap og KS.
  • Årsoppgave for pensjonspremiefond.
  • Kasseoppgjør pr 31.12 (dvs. opptelling av fysisk kontantbeholdning).
  • Varetellingslister (dvs. opptelling av fysisk varebeholdning).
  • Verdivurdering varelager (dvs. kurante varer i forhold til ukurante varer).
  • Oversikt over kundefordringer med tapsrisiko (dvs. avsetning til tap på fordringer).
  • Konstaterte tap på fordringer som ikke er regnskapsført som tap i løpet av året (dvs. tapsføring med skattemessig fradrag og tilbakeføring av til gode merverdiavgift).
  • Mottatte kontoutskrifter, saldoforespørsler mv. fra kunder og leverandører.
  • Uttak av varer til bruk i virksomheten.
  • Uttak av varer til eiere.
  • Opplysninger om pensjonsforpliktelser som ikke er forsikret med angivelse av navn, alder og årlig pensjonsbeløp pr person.
  • Kilometerstand for biler (dvs. til bruk i bilskjema).
  • Oversikt over pantstillelser (dvs. for utarbeidelse av noteopplysninger til årsregnskapet).
  • Oppgave over evt. garantistillelser og kausjonsansvar.
  • Endring eiersammensetning gjennom året (jfr. innlevering av aksjonærregisteroppgave).
  • Endringsmelding fra VPS.

For personlige næringsdrivende (enkeltpersonforetak og deltakere i ansvarlig selskap, delt ansvar mv.) vil det også være hensiktsmessig med årsoppgave over private bankinnskudd, aksjer og gjeld, lønnsoppgaver for inntekter fra andre (inkl. evt. sykepenger), oppgave fra forsikringsselskap for livsforsikring, premie til frivillig trygd og sykeforsikring (dersom de ikke er regnskapsført), premie til egen pensjonsforsikring, endring i private eiendeler fra året før (dvs. biler, båter, campingvogner, eiendommer), endring i familiesituasjon (dvs. skatteklasse 1 eller 2 og evt. selvangivelsen for ektefelle), betalinger til barnehage og SFO mv. siden dette er opplysninger som er nødvendige ved utarbeidelse av de personlige selvangivelsene og korrekt beregning av skatt (dvs. skyldig skatt eller til gode skatt ved skatteoppgjøret). Dokumentasjonen, avstemminger mv. er oppbevaringspliktige ved samme krav som annen regnskapsmateriale (jfr. bokføringsloven § 13). Chimaera Regnskapshjelp AS kan utføre tilleggstjenester for oppdragsgiver med utarbeidelse av dokumentasjon av varebeholdning, kasseoppgjør og kontantbeholdning, låneavtaler for aksjeeiere og nærstående, innhente saldoforespørsler fra kunder og leverandører, vurderinger av virkelig verdi på investeringer i aksjer, vurdering av avsetning til tap på fordringer (evt. tapsføring for konstaterte tap på fordringer).

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Regnskapsmateriale fra oppdragsgiver som etter oppdragsavtalen er overlevert til Chimaera Regnskapshjelp AS skal oppbevares etter gjeldende bestemmelser regnskapslovgivningen. Oppbevaringen for Chimaera Regnskapshjelp AS er imidlertid begrenset til regnskapsfiler, dokumentasjon av balansen mv. og vi foretar elektronisk tilrettelegging i forhold til dette. Elektroniske bilag oppbevares av våre systemleverandører. Chimaera Regnskapshjelp AS vil ikke foreta tilbakelevering av regnskapsmateriale for året før når årsregnskapet, ligningsskjema mv. er innlevert, da lovpålagt oppbevaring besørges av våre systemleverandører. Regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt (jfr. bokføringsloven § 13). Arkiveringen av regnskapsmateriale bør være sammenfallende med presentasjon i regnskapssystemet (dvs. i perm, eller elektronisk sortert etter bilagsnummer). Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring (jfr. bokføringsloven § 13). Det skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, dvs. enten på papir eller elektronisk (jfr. bokføringsforskriften § 7-1). For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk skal det foreligge sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen (jfr. bokføringsforskriften § 7-2). Dette innebærer f.eks. at det er tilstrekkelig at kopi av utgående faktura oppbevares elektronisk i regnskapssystemet når man lett kan skrive den ut ved behov. Dessuten kan papirbilag f.eks. scannes og lagres elektronisk slik at de enkelt kan skrives ut fra systemet. Inngående fakturaer, kvitteringer mv. kan makuleres etter at kjøpsdokumentasjon er scannet og overført til et annet medium som oppfyller kravene for oppbevaring.

Kontakt oss om du lurer på noe i denne forbindelse.

Regnskapsmateriale