Oversikt over kostnader med å ha ansatte

10.03.2014

60% av norske selskaper er uten ansatte. En av grunnene til dette er trolig at det er kostbart å ansette. I denne artikkelen tar vi en gjennomgang av ekstrakostnader du må regne med hvis du vil ansette noen.

Oversikt over kostnader med å ha ansatte

Ifølge statistikk fra SSB var det til sammen 558 959 selskaper ved inngangen til 2016. En betydelig andel av selskapene hadde ikke ansatte, men årsaken til dette er at i personlige- og ansvarlige selskaper (ENK, DA, ANS mfl) blir ikke innehaver eller deltaker betraktet for å være ansatt. Oversikten viser imidlertid at det var 366 444 selskaper uten ansatte, dvs. over 60 % av selskapene. Dette er for øvrig på sammenfallende med tilsvarende statistikk i resten av Europa.

Det antas at årsaken til at eierne (dvs. inkl. innehaver, deltakere mv.) ikke ansetter flere medarbeidere er sammensatt av flere faktorer, men følgende er trolig innenfor rammen av dette:

  • Det er ikke ønskelig å ha ansvaret med å foreta opplæring av ansatte, kontrollere arbeidsinnsatsen for ansatte eller å dele sensitiv informasjon, patenter mv. med ansatte.
  • Det er usikkerhet i forhold til kapasitetsutnyttelse, markedsandel, vekst mv.
  • Det er kostnader ved rekruttering og registrering av ansatte samt tilleggskostnader som forsikring, sykepenger, arbeidsgiveravgift mv.
  • Det er økning i administrasjon ved ansettelsesforhold.
  • Det er betydelig omfang av lovbestemte krav ved å ha ansatte.
  • Det er vanskelig å finne kvalifiserte ansatte til et fornuftig lønnsnivå.

Høye tilleggskostnader

Det er ingen tvil om at kostnader ved å ha ansatte har betydning ved vurdering om det er aktuelt med ansettelse. For de fleste er det imidlertid ikke den avtalte årslønnen som har avgjørende betydning, men tilleggskostnader ved å ha ansatte. Gjennomsnittlig årslønn for alle lønnsmottakere er på ca. NOK 518 100 ifølge SSB, men kostnader for arbeidsgiver er mer enn beløpet som fremkommer av arbeids- eller ansettelsesavtalen. Kostnader utover avtalt årslønn ved å ha ansatte varierer svært mye i Europa, men gjennomsnittet skal være på ca. 23 % av lønn.

Høyere enn europagjennomsnittet

Kostnader ved å ha ansatte i Norge er høyere enn gjennomsnittet i Europa. Det kan imidlertid være betydelige variasjoner avhengig av arbeidsområde for de ansatte, størrelsen på selskapet og hvilken type virksomhet som utøves. For ansatte vil det være både lønnskostnader, administrasjonskostnader og driftskostnader. Ved vurderinger i forhold til ansettelse må det også foretas beregninger på engangskostnader ved oppstart for arbeidsforholdet.

Arbeidsgiver må ta hensyn til følgende kostnader ved å ha ansatte:

  • Avtalt årslønn (inkl. feriepenger)
  • Arbeidsgiveravgift (14,1 % av årslønn i sone 1, men lavere i andre soner)
  • Velferds- og sosiale tiltak (f.eks. julebord, julegave, sommeravslutning, lunsj, overtidsmat mv.)
  • Obligatorisk tjenestepensjon (minimum med innskuddsordning på 2 % av årslønn)
  • Yrkesskadeforsikring (lovpålagt forsikring)
  • Administrasjon (f.eks. rekruttering, registrering, opplæring og oppfølging av ansatte, regnskapstjenester ved lønnskjøring og lønnsinnberetning, revisors attestasjon av kontrolloppstillingen mv).
  • Reise (f.eks. bil- og diettgodtgjørelse, refusjon av reiseutlegg mv.)
  • Kontor og IT-drift (f.eks. kontorlokale, kontormøbler, parkering, mobiltelefon, verktøy, arbeidsklær, visittkort, PC, tekniske hjelpemidler mv.)

Det er antatt at lønnsrelaterte kostnader er på 20 – 25 % av avtalt årslønn, mens administrasjons- og driftskostnader utgjør 5 – 10 % av avtalt årslønn. Det innebærer at totale kostnader ved å ha ansatte er på mellom 25 % og 35 % av avtalt årslønn. Som følge av dette vil den gjennomsnittlige årslønnen på NOK 518 000 som nevnt overfor vil gi arbeidsgiver samlede kostnader på mellom NOK 647 500 og 673 400 (dvs. tilleggskostnader på mellom NOK 129 500 og 181 300 i dette tilfellet).

Aktuelt å bruke regnskapsfører

Hvis det ansettes medarbeidere kan det være aktuelt å ha lønnsoppdrag med regnskapsfører for å sikre at det tas tilstrekkelig hensyn til de lovbestemte kravene. Tjenestene som utføres kan f.eks. være utarbeidelse av arbeids- og ansettelsesavtaler, tilretteleggelse for reiseregninger og refusjon av utlegg, oppfølging av obligatorisk tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring, registrering av lønnsgrunnlag, utarbeidelse av dokumentasjon for utbetaling av lønn, feriepenger, skattetrekk og arbeidsgiveravgift samt utfylling og innsendelse av pliktige offentlige oppgaver.

Ved utførelse av lønnsoppdrag må det være lønnsgrunnlag, dvs. de dokumenter som er grunnlaget for lønnsytelser og trekk (arbeids- og ansettelsesavtale, timeliste, reiseregning, skattekort, vedtak om påleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv.).

De ansatte skal også ha lønnsspesifikasjon som er skriftlig avregningsoppgave over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som foretas (dvs. lønnsavregning, lønnslipp, A-melding mv).

Hvis du og din bedrift ønsker rådgiving eller utarbeidelse av lønns- og avregningsoppgaver for lønn, kan dere bruke kontaktskjemaet for å sende oss en melding.

Oversikt over kostnader med å ha ansatte